比較早以前，我對於規劃並且執行一個大型任務感到相當複雜也難以理解，所以對於可以成功主導一項活動的人，總是讓我相當羨慕。有一次我曾經問過一個有不少舉辦活動經驗的朋友，他是如何從無到有規劃好一項活動並且成功執行的，他給我一個回答：「你能在腦海裡將所有活動跑過一遍，其實就掌握得差不多了。」當時這句話讓我覺得好像有點了解，卻又覺得還是有一點距離感，「那要怎麼生產這些活動畫面好讓我在腦裡海跑過一遍？」。
很多時候，我們對於一件任務感到困難和恐懼，並非這些任務真的遠超過我們的能力所及，而是我們無法在腦海裡掌握這項任務，或者這項任務在感受上讓我們覺得很困難。
我們的大腦一次能處理的資料相當有限，而且對於抽象概念的處理也比較不如具體概念。所以對於過於複雜，或感受上很龐大很遙遠的任務，我們應該要做的事情是，將這些任務拆解成大腦可以具體掌握，感受上沒有那麼龐大的細項。只要將大型任務拆解成細項，每一個細項分開來看都是簡單可處理的，那我們就只要按部就班一項一項處理，再統整起來即可，這樣一來，原本看似難以掌握的大型任務，也會變得具體可行。
通常這種困難可以分成兩種類型，一種是單純的數量龐大，另一種是任務結構很複雜。
先談談數量龐大這件事吧，好比說，我給你設定一個任務，就是一年內要讀完50本書，或者累積500公里的慢跑里程數。這樣的數字對於沒有閱讀習慣或是沒有運動習慣的人來說，一聽到可能會覺得這數字真大，想到壓力就很大，但如果將任務的描述方式改成每個星期讀一本書，持續一年，或者每個星期要跑10公里（也就是一天不到兩公里），持續一年。嗯，這樣描述看起來有沒有比較簡單？但其實照這樣進行下去，一年也就達到了52本書或520公里（以一年52週來算）。
雖然執行起來可以達到一樣的目標，但是描述方式不同，在心理層面上產生的印象也就完全不同，一個很大的數字會馬上給我們很困難很遙遠的感受，但如果拆解成每週或每天要完成的任務量，看起來就沒有那麼可怕了。
那麼再談另一種困難，也就是任務結構很複雜，就以開頭的例子來看吧，對於沒有辦活動經驗的人來說，突然要辦一個一百人規模，為時半天的活動，可能會感到不知所措。
但其實我們可以先初步拆解成一些比較具體可想像的問題，像是整個流程裡有哪些子活動？這些子活動分別需要多少人？安排多少時間？需要哪些器材設備？預算要多少？
將整個大活動拆解成一項一項的子活動，再分別討論需要的時間和資源，最後再統整在一起，這樣就可以讓一個看起來很複雜很抽象的活動概念，分解成一項一項的小任務，我們只要依序思考安排，最後再統整起來即可。
當然，我不是說這樣就可以讓一個完全沒有經驗的人，一下就可以駕馭一個活動，好比說，哪類型活動可能需要多少人，哪些器材租用起來可能要花多少錢，這些問題可能還是需要一些參考資料，或是詢問有相關經驗的人等等。但先透過拆解，將一個大型的複雜任務，拆解成許多小任務後，每一項小任務的問題都會變成大腦可以處理的程度，你要查詢資料或是詢問有相關經驗的人，也都會變得比較具體有方向性，即便還是有一定的挑戰性，但至少在困難度的感受上肯定會降低不少。